Come gestire una presentazione quando il pubblico ha già visto le slide?

Durante un recente workshop all'Università IULM, una studentessa di un Master mi ha posto una domanda interessante: “Come mi comporto quando invio un documento e poi devo presentarlo a chi, presumibilmente, lo ha già visto?”. A dirvi il vero mi ha preso un pò alla sprovvista e ho dato una risposta frettolosa, ma non soddisfacente. Da allora la domanda mi è rimasta in testa, tanto da condurmi a una riflessione più approfondita.

La differenza tra una presentazione e un documento di pre-lettura

Partiamo da una considerazione fondamentale: una presentazione non è un documento da leggere, ma un contenuto da raccontare e condividere. D’altro canto, un documento di pre-lettura serve per preparare il terreno, fornendo dati o contesti utili per la discussione.

Inviare le slide in anticipo spesso rischia di svuotare la presentazione del suo scopo principale. Se il pubblico ha già letto ogni dettaglio, perché dovrebbe ascoltarti? La risposta sta nel distinguere chiaramente il pre-read dalla presentazione.

Che cos’è un pre-read e quando utilizzarlo?

Un pre-read è un documento più testuale e dettagliato, pensato per essere letto prima della riunione. Può servire a:

• Fornire dati complessi o contestualizzare un problema.

• Introdurre temi che richiedono riflessione anticipata.

• Stimolare domande mirate e un confronto più produttivo durante la presentazione.

  
  

Un buon pre-read non deve anticipare tutto, ma preparare il pubblico ad affrontare la discussione con maggiore consapevolezza.

Come trasformare un pre-read in un vantaggio per la presentazione

Se ti trovi nella situazione in cui hai già inviato le slide, ecco tre azioni che puoi intraprendere per mantenere la tua presentazione coinvolgente:

1. Fai un riepilogo essenziale: Apri con una sintesi breve ma chiara del documento, focalizzandoti sui punti chiave. Non ripetere tutto, ma orienta il pubblico su ciò che conta davvero.

2. Racconta una storia: Trasforma i dati in una narrazione. Le storie catturano l’attenzione e aiutano a contestualizzare informazioni astratte. Ad esempio:

   • Se parli di problemi di sistema, racconta l’esperienza di un utente che li affronta.

   • Se presenti una soluzione, mostra come migliora la giornata tipo di un collaboratore.

   Una storia efficace segue sempre una struttura chiara: introduzione (il contesto), problema (il conflitto) e soluzione (la risoluzione). Questo approccio non solo attira l’attenzione, ma rende i numeri e le idee più memorabili.

3. Stimola il dialogo: Dopo il riepilogo, apri subito la discussione. Una domanda mirata può rompere il ghiaccio e spostare l’attenzione su aspetti specifici.

   
   

La lezione di Amazon e il valore del design

Amazon ha rivoluzionato il concetto di meeting eliminando le slide a favore dei famosi “memo di sei pagine”. Questo esempio ci insegna che i documenti di pre-lettura possono essere potenti, se realizzati con cura.

Se non hai tempo per scrivere un memo articolato, puoi adottare una soluzione più pratica come i documenti visivi: presentazioni adattate per essere lette, con una combinazione equilibrata di testo e immagini.

Il segreto del successo: preparazione e storytelling

In sintesi, l’invio di un pre-read non deve essere un ostacolo, ma un vantaggio. Ti permette di:

• Preparare il pubblico in anticipo.

• Focalizzare la presentazione su discussioni e punti critici.

• Coinvolgere l’audience con storie e domande che rendono il contenuto vivo e memorabile.

Ricorda: una presentazione di successo non si limita a condividere informazioni, ma ispira, coinvolge e lascia un segno. Prova a raccontare una storia nella tua prossima riunione: catturerai l’attenzione del pubblico e darai nuova forza alle tue idee.